INFORMATIVA PRIVACY AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO UE 2016/679

Per noi la protezione dei dati è un argomento molto serio per cui desideriamo informarla in merito alla modalità con la quale i dati vengono trattati e ai diritti che Lei può esercitare ai sensi delle attinenti normative sulla protezione dei dati, Regolamento UE 2016/679 (di seguito anche: “GDPR”)

Definizioni

Per “dato personale”(ex art. 4 numero 1 del Regolamento UE 2016/679): qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale.

Per “trattamento”, (ex art. 4 numero 2 del Regolamento UE 2016/679), si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.

Chi è il Titolare del Trattamento? Chi è il Data Protection Officer? E dove lo posso contattare?

1. Le categorie di dati che vengono sottoposti a trattamento

I dati trattati dal Titolare sono esclusivamente i “dati personali” (ex. Art. 4.1 del GDPR).

In particolare, le categorie di dati personali trattati possono essere, a mero titolo esemplificativo ma certo non esaustivo:

• Dati anagrafici e identificativi (nome, cognome, data di nascita, indirizzo);
• Dati di contatto (indirizzo e-mail, num. di telefono);
• Dati relativi alla posizione lavorativa (posizione, specializzazione, dipartimento, istituto/ organizzazione);
• Dati necessari alla gestione dei processi amministrativi, contabili, fiscali e finanziari;
• Immagini e Videoriprese relative all’Interessato.

2. Liceità e finalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali avviene in conformità alle disposizioni del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e di ogni altra normativa sulla protezione dei dati applicabile. Di seguito vengono forniti i dettagli:

• Finalità perseguite in adempimento di obblighi di legge (art. 6, paragrafo 1 (c) del GDPR)

1. Adempimento di obblighi previsti da Leggi, Regolamenti e dalla Normativa Comunitaria, ovvero da disposizioni impartite da Autorità o da Organi di Vigilanza e Controllo in relazione o comunque connessi al rapporto giuridico in essere e/o futuro.

• Finalità ai sensi dell’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte (Art. 6, sezione 1 (b) del GDPR)

1. Registrazione ed autenticazione dell’utente, per poter effettuare l’iscrizione ad eventi e formazioni a carattere scientifico della Società Italiana di Reumatologia;
2. Gestione dei pagamenti tramite carta di credito, bonifico bancario o altri strumenti, nonché adempimento dei processi amministrativi, contabili e fiscali connessi;
3. Prenotazione e acquisto di camere e stanze di hotel, riservate ai partecipanti agli eventi e ai corsi SIR e adempiere ai processi amministrativi, contabili e fiscali connessi;
4. Invio degli abstract, ove previsto, e conseguente valutazione e pubblicazione negli atti del Congresso nazionale della Società Italiana di Reumatologia, nonché sulla rivista Reumatismo;
5. Garantire il rilascio dell’attestato di partecipazione e/o di attestati ECM (Educazione Continua in Medicina) e di premi.

• Finalità ai sensi dell’espressione del consenso (Art. 6, paragrafo 1 (a) del GDPR)

I dati personali possono essere trattati anche per determinate finalità per le quali l’Interessato ha prestato il suo consenso. Le finalità che richiedono il consenso sono:

1. Pubblicazione delle immagini e/o videoriprese relative all’Interessato su siti web o social network;
2. Pubblicazione delle immagini e/o videoriprese relative all’Interessato su riviste, libri, brochure, booklet e documenti digitali;
3. Pubblicazione delle immagini e/o videoriprese relative all’Interessato in occasione di eventi quali Convegni, rassegne stampa, conferenze;
4. Pubblicazione delle immagini e/o videoriprese relative all’Interessato a fini promozionali dell’evento quali realizzazione di brochure, pubblicazione sul website SIR, report e presentazioni relative all’evento.

3. Destinatari o categorie di destinatari dei dati personali (ex art. 13 paragrafo 1 (e) del GDPR) *

Nell’ambito delle suindicate finalità, il Titolare del trattamento potrà comunicare i suoi dati a:

• Funzioni interne del Titolare medesimo;
• Società che si occupano della gestione e dell’organizzazione degli eventi, dei corsi e del Congresso nazionale della SIR;
• Soci SIR, nonché membri del direttivo, per la valutazione degli abstract;
• Società che garantiscono l’adempimento dei processi amministrativi, contabili, fiscali e finanziari;
• Banche e istituti di credito;
• Agenzia delle Entrate;
• Professionisti abilitati al fine dello studio e risoluzione di eventuali problemi legali e contrattuali, inclusi avvocati e studi legali;
• Organismi di controllo e di vigilanza;
• Altre pubbliche amministrazioni e autorità pubbliche.

* L’elenco completo ed aggiornato dei Titolari, Responsabili, Destinatari (ex art. 4.9 del GDPR), è reso disponibile presso gli uffici del Titolare o sul sito internet nella sessione dedicata.

4. Destinatari o categorie di destinatari dei dati personali (ex art. 13 paragrafo 1 (f) del GDPR)* e trasferimento dei dati in Paesi extra UE

Il Titolare le comunica che non ha intenzione di trasferire i suoi dati in paesi non compresi nella UE e nella SEE per le finalità sopra indicate.

5. Periodo di conservazione dei dati

5.1      Con riferimento alla sezione 2.1

Il periodo di trattamento e conservazione dei dati personali, per obblighi di legge, corrisponde a:

Per la finalità: a, fino a 10 anni, dall’iscrizione o dall’effettuazione del pagamento, salvo diverse disposizioni di legge.

Questi tempi possono allungarsi in caso di speciali disposizioni legali.

Diritti dell’interessato (art. 13 paragrafo 2 (e) del GDPR)

La mancata raccolta dei dati personali, anche parziale, per opposizione dell’interessato comporta l’impossibilità di procedere alla realizzazione delle finalità di cui alla presente sezione. Invece, quando i dati non sono più necessari per soddisfare obblighi di cui alla presente sezione 2.1, questi vengono regolarmente cancellati, qualora la loro cancellazione risulti impossibile o possibile solo a fronte di uno sforzo sproporzionato a causa di una modalità di conservazione particolare il dato non potrà essere trattato e dovrà essere archiviato in aree non accessibili.

5.2      Con riferimento alla sezione 2.2

Il periodo di trattamento e conservazione dei dati personali, per obblighi contrattuali, corrisponde a:

Per la finalità: a, fino a 3 anni dall’atto di registrazione, salvo richiesta di cancellazione;

Per la finalità: b, fino a 10 anni dall’iscrizione;

Per la finalità: c, fino a 10 anni dall’effettuazione del pagamento;

Per la finalità: d, fino a 10 anni dall’invio degli abstract. I dati pubblicati sulla rivista Reumatismo, rimarranno disponibili per tutta la durata di divulgazione della rivista stessa;

Per la finalità: e, fino a 10 anni con riferimento al rilascio dell’attestato di partecipazione e fino a 5 anni con riferimento al rilascio dell’attestato ECM.

Questi tempi possono allungarsi in caso di speciali disposizioni contrattuali.

Diritti dell’interessato (art. 13 paragrafo 2 (e) del GDPR)

La mancata raccolta dei dati personali, anche parziale, per opposizione dell’interessato comporta l’impossibilità di procedere alla realizzazione delle finalità di cui alla presente sezione. Invece, quando i dati non sono più necessari per soddisfare obblighi di cui alla sezione 2.2, questi vengono regolarmente cancellati, qualora la loro cancellazione risulti impossibile o possibile solo a fronte di uno sforzo sproporzionato, a causa di una modalità di conservazione particolare, il dato non potrà essere trattato e dovrà essere archiviato in aree non accessibili.

5.3      Con riferimento alla sezione 2.3

I dati personali possono essere trattati anche per le finalità per il perseguimento delle quali l’Interessato abbia prestato il proprio consenso.

Per le finalità di cui alle lettere a, b, c, d, il periodo di conservazione dei dati è pari a: 2 anni dall’acquisizione dell’immagine o della videoripresa e per ulteriori 10 anni a fini di archiviazione e memoria storica sul sito del Titolare, fatto salvo l’esercizio del diritto di opposizione / di esercizio della revoca del consenso da parte dell’interessato nella consapevolezza che la revoca del consenso può valere solo per il futuro e non per quanto già pubblicato, in particolare in formato cartaceo e riviste digitali

Diritti dell’interessato (art. 13 paragrafo 2 (c) del GDPR)

L’Interessato può revocare il proprio consenso in qualsiasi momento e gli effetti decorreranno dal momento della revoca, fatti salvi i termini previsti dalla legge. In termini generali la revoca del consenso ha effetto solo per il futuro. Il trattamento che è stato effettuato prima della revoca del consenso non viene pregiudicato da questo per cui rimane lecito.

Quando i dati non sono più necessari per soddisfare obblighi di cui alla sezione “consenso”, questi vengono regolarmente cancellati, qualora la loro cancellazione risulti impossibile o possibile solo a fronte di uno sforzo sproporzionato a causa di una modalità di conservazione particolare il dato non potrà essere trattato e dovrà essere archiviato in aree non accessibili.

6. Diritti dell’interessato

L’interessato, in relazione ai dati personali oggetto della presente informativa, ha la facoltà di esercitare i diritti previsti dal Regolamento UE di seguito riportati:

• diritto di accesso dell’interessato [art. 15 del Regolamento UE] (consistente nella possibilità di essere informato sui trattamenti effettuati sui propri dati personali ed eventualmente riceverne copia);
• diritto di rettifica dei propri dati personali [art. 16 del Regolamento UE] (l’interessato ha diritto alla rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano);
• diritto alla cancellazione dei propri dati personali senza ingiustificato ritardo (“diritto all’oblio”) [art. 17 del Regolamento UE] (l’interessato ha, così come avrà, diritto alla cancellazione dei propri dati);
• diritto di limitazione di trattamento dei propri dati personali nei casi previsti dall’art. 18 del Regolamento UE, tra cui nel caso di trattamenti illeciti o contestazione dell’esattezza dei dati personali da parte dell’interessato [art. 18 del Regolamento UE];
• diritto alla portabilità dei dati [art. 20 del Regolamento UE], (l’interessato potrà richiedere in formato strutturato i propri dati personali al fine di trasmetterli ad altro Titolare, nei casi previsti dal medesimo articolo);
• diritto di opposizione al trattamento dei propri dati personali [art. 21 del Regolamento UE] (l’interessato ha, così come avrà, diritto ad opporsi al trattamento dei propri dati personali nei casi previsti e regolamentati dall’art. 21 del Regolamento EU);
• diritto di non essere sottoposto a processi decisionali automatizzati [art. 22 del Regolamento UE] (l’interessato ha, così come avrà, diritto a non essere sottoposto ad una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato).

I suddetti diritti possono essere esercitati secondo quanto stabilito dal Regolamento inviando, anche, una email a privacy@reumatologia.it. In ossequio all’art. 19 del Regolamento UE, il Titolare procede a informare i destinatari cui sono stati comunicati i dati personali, delle eventuali rettifiche, cancellazioni o limitazioni del trattamento richieste, ove ciò sia possibile.

Qualora la finalità di trattamento perseguita dal Titolare abbia come base giuridica il consenso, l’interessato ha la facoltà di procedere, in ogni momento, alla revoca inviando una email all’indirizzo sopra indicato. Ai sensi dell’art. 7 del Regolamento UE, la revoca del consenso non comporta pregiudizio sulla liceità del trattamento basata sul consenso effettuato prima dell’avvenuta revoca.

7. Diritto di proporre reclamo (art. 13 paragrafo 2 (d) del GDPR)

L’interessato, qualora ritenga che i propri diritti siano stati compromessi, ha diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante.

Per ulteriori informazioni sui diritti e sull’esercizio degli stessi si rimanda a http://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524 oppure inviando comunicazione scritta all’ Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali, Piazza Monte Citorio n.121, 00186 Roma.

8. Possibile conseguenza della mancata comunicazione dei dati (art. 13 paragrafo 2 (e) del GDPR)

Si informa che qualora le finalità di trattamento abbiano come base giuridica un obbligo legale o contrattuale (o anche precontrattuale), l’interessato deve necessariamente fornire i dati richiesti.

In caso contrario vi sarà l’impossibilità da parte del Titolare di procedere al perseguimento delle specifiche finalità di trattamento.

9. Esistenza di un processo decisionale automatizzato (profilazione inclusa)

È attualmente escluso l’uso di processi decisionali meramente automatizzati come dettagliato dall’articolo 22 del GDPR. Se in futuro si decidesse di istituire tali processi per casi singoli, l’interessato ne riceverà notifica in separata sede qualora ciò sia previsto dalla legge o aggiornamento della presente informativa.

10. Modalità del trattamento

I dati personali verranno trattati in forma cartacea, informatizzata e telematica ed inseriti nelle pertinenti banche dati (partecipanti all’evento/Congresso/conferenza) cui potranno accedere, e quindi venirne a conoscenza, gli addetti espressamente designati dal Titolare quali Responsabili ed Autorizzati del trattamento dei dati personali, che potranno effettuare operazioni di consultazione, utilizzo, elaborazione, raffronto ed ogni altra opportuna operazione anche automatizzata nel rispetto delle disposizioni di legge necessarie a garantire, tra l’altro, la riservatezza e la sicurezza dei dati nonché l’esattezza, l’aggiornamento e la pertinenza dei dati rispetto alle finalità dichiarate.

________________                                                                 

       (Luogo e data)                                                      Luigi Sinigaglia, Presidente della Società Italiana di Reumatologia – SIR

CONSENSO AI SENSI DELL’ART. 7 DEL REGOLAMENTO UE 2016/679

In ossequio a quanto disposto dall’art. 7 del Regolamento UE, Il/La Sottoscritto/a _____________________dichiara di aver compreso integralmente l’informativa fornita dalla Società Italiana di Reumatologia (SIR) quale Titolare del trattamento e:

• in relazione alla sezione 2.3 lett. a: “Pubblicazione delle immagini e/o videoriprese relative alla mia persona su siti web o social network”

Acconsente []                                                                                Non Acconsente []

• in relazione alla sezione 2.3 lett. b: “Pubblicazione delle immagini e/o videoriprese relative alla mia persona su riviste, libri, brochure, booklet e documenti digitali”.

Acconsente []                                                                                Non Acconsente []

• in relazione alla sezione 2.3 lett. c: “Pubblicazione delle immagini e/o videoriprese relative alla mia persona in occasione di eventi quali Convegni, rassegne stampa, conferenze”

Acconsente []                                                                                Non Acconsente []

• in relazione alla sezione 2.4 lett. d: “Pubblicazione delle immagini e/o videoriprese relative alla mia persona a fini promozionali dell’evento quali realizzazione di brochure, pubblicazione sul website SIR, report e presentazioni relative all’evento”

Acconsente []                                                                                Non Acconsente []

________________                                               ________________________

(Luogo e data)                                                            (Firma dell’Interessato)

Milano il giorno __/__/2019

LIBERATORIA PER PUBBLICAZIONE DI MATERIALE AUDIOVISIVO E FOTOGRAFICO

Il/la Sottoscritto/a, Nome _________________ Cognome ______________________________, nato il __/__/____ a _______________ Prov. (__) e residente a ______________________________ Prov. (__) in via _____________________________________________,

AUTORIZZA

Società Italiana di Reumatologia (SIR), con sede legale in Via turati, n. 40 – 20121 – Milano (MI) ai sensi dell’art.96 della legge in materia di diritto di autore (legge n.633 del 22 aprile 1941):

• a utilizzare il materiale audiovisivo e/o fotografico acquisito attraverso durante l’evento/il Convegno/la conferenza/ organizzato da SIR in data __/__/ ____ inerente la mia persona:

o      per pubblicazione su siti web o social network;

o      per pubblicazione su riviste, libri, brochure, booklet e documenti digitali;

o      in occasione di eventi quali Convegni, rassegne stampa, conferenze;

o      per pubblicazione a fini promozionali dell’evento quali realizzazione di brochure, pubblicazione sul website SIR, report e presentazioni relative all’evento;

Il/La sottoscritto/a dichiara:

• di aver letto e accettato le modalità e le finalità di trattamento dei dati personali dettagliate nell’Informativa sopra riportata;
• di rinunciare a qualunque corrispettivo per l’acquisizione e l’utilizzo del materiale audiovisivo e/o fotografico;
• di essere informato e consapevole del fatto che, in caso di pubblicazione su siti web o social network, il materiale audiovisivo e/o fotografico può essere oggetto di download.

Firma del Sottoscritto/a

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